Working Papers werden von Forschungseinrichtungen selbst herausgeben. Studien, Gutachten, Reports oder Berichte werden oft auf diese Art publiziert. In der Regel handelt es sich um Forschungspapiere, die im Umfang zwischen Zeitschriftenartikel und Monografie angesiedelt sind und deren Vorteil die zeitnahe Publikation, etwa auch von Zwischenergebnissen, ist. Sie werden überwiegend rein elektronisch publiziert und bilden einen wichtigen Teil der forschungsnahen Grauen Literatur.
Grundlegend für die Publikation von Working Papers nach guter wissenschaftlicher Praxis sind folgende Aspekte:
Weitere Empfehlungen seitens der Hochschulbibliothek (HSB) sind:
Eine inhaltliche bzw. fachliche Qualitätssicherung der zu publizierenden Arbeiten liegt genuin im Interesse der publizierenden Institution. Die Qualitätssicherung wird innerhalb der Departemente (bzw. der Organisationseinheiten) organisiert. Die Hochschulbibliothek leistet die bibliografische Qualitätssicherung und Sacherschliessung der Working Papers.
Bei der Publikation von Working Papers agiert die ZHAW als herausgebende Institution. Für eine elektronische Veröffentlichung muss das Einverständnis des Urhebers/der Urheberin vorliegen.
Einfache Nutzungsrechte (Minimallizenz) für die Hochschulbibliothek: Um eine Publikation in der ZHAW digitalcollection zu veröffentlichen, benötigt die Hochschulbibliothek das Einverständnis des Urhebers/der Urheberin in Form von einfachen Nutzungsrechten. Die Einverständniserklärung regelt das Rechteverhältnis zwischen Urheber/-innen und der Hochschulbibliothek. Mit Zustimmung zur Einverständniserklärung erlauben Publizierende der ZHAW Hochschulbibliothek, die Publikation über das Internet öffentlich zugänglich zu machen. Dies beinhaltet keine weitere Rechteeinräumung für Dritte. Alle Rechte an der Publikation verbleiben beim Urheber/bei der Urheberin. Das Recht zur Publikation an anderer Stelle wird durch diese Erklärung grundsätzlich nicht berührt.
Nachnutzungsrechte (siehe auch hier unter Nachnutzungsrechte): Gemäss Fachhochschulgesetz (§16 b) ist das Departement (oder die Organisationseinheit) dazu berechtigt, die Lizenz zu vergeben, unter der die Publikation verbreitet werden soll. Hochschulbibliothek und Rechtsdienst empfehlen hierfür die Creative-Commons-Lizenz «Namensnennung 4.0 International» (CC BY 4.0). Falls das Departement keine einheitlichen Nachnutzungsrechte für eine Sammlung ausweist, bleiben die Nachnutzungsrechte offen und müssen individuell mit dem Urheber/der Urheberin abgeklärt werden.
Working Papers (Gutachten, Studien, Reports, Berichte etc.) werden ausschliesslich über den Publikationstyp "Working Papers" dargestellt.
Die Publikation von Working Papers in dedizierten Working Paper Reihen erfolgt durch Publikationsverantwortliche an den Departementen. Sie verantworten die Qualitätssicherung, die Einverständniserklärung der Urheber/-innen und die Erfassung der Publikationen in der ZHAW digitalcollection. Für die Einverständniserklärung steht eine vom ZHAW Rechtsdienst erstellte Vorlage zur Verfügung. Die Hochschulbibliothek setzt für abgelieferte Publikationen voraus, dass das Einverständnis des Urhebers/der Urheberin zur elektronischen Veröffentlichung (allenfalls unter der gewählten Creative-Commons-Lizenz) vorliegt.
Working Paper, die von Mitarbeitenden selbst in der allgemeinen Publikationssammlung des Departements eingegeben und veröffentlicht wurden, können nach einer Prüfung durch den Publikationsverantwortlichen einer Working Paper Reihe nachträglich durch die Hochschulbibliothek einer solchen Reihe zugeordnet werden.